Folha de pagamento: saiba a importância de manter registros precisos

Cada vez mais, as rotinas das empresas consistem em mapear e organizar processos. Com a folha de pagamento, não é diferente. Para quem empreende, ter os registros destes documentos permite um acompanhamento preciso, além de proporcionar maior eficiência no dia a dia. 

Entretanto, para isso, é essencial compreender tudo que está relacionado à folha de pagamento: o que é, sua importância, como evitar erros e, é claro, como organizá-la corretamente. Se você tem dúvidas sobre esse tema, vale a pena continuar a leitura para entender como esse documento pode impactar o seu negócio! 

O que é folha de pagamento?

Como o próprio nome sugere, a folha de pagamento - também conhecida como holerite ou contracheque - reúne o cálculo das receitas do funcionário, com as devidas deduções legais (impostos e contribuições) referente ao mês. O resultado desse cálculo é o valor líquido, ou seja, aquele que será pago ao colaborador naquele período. 

Esse documento - individualmente - alinha as informações entre a empresa e o funcionário, dando transparência a essa relação. Para a empresa, o processo de folha de pagamento agrupa os dados referentes a todos os colaboradores registrados, dando uma visão bastante estratégica sobre essa despesa. 

Como se trata de uma rotina, a folha de pagamento deve estar constantemente sob o olhar dos gestores, empreendedores e empresários.

Qual a importância da folha de pagamento?

Ao compreender que a folha de pagamento é uma despesa fixa da empresa e que, dessa forma, impacta na saúde financeira do negócio, fica mais fácil saber que ela tem grande importância e merece atenção. 

Vale lembrar que a folha de pagamento, em muitas empresas, é a principal despesa, já que ela registra também benefícios fixos e variáveis que o funcionário possa ter. Além disso, considera-se também décimo terceiro, férias, participação nos lucros, entre outros valores que possam ser repassados ao colaborador.

Para manter esse processo funcionando de maneira correta, a empresa deve contar com profissionais - internos ou terceirizados - que conheçam a legislação vigente e estejam atentos às possíveis mudanças que possam ocorrer. 

Quais os perigos de errar informações na folha de pagamento? 

Quando a folha de pagamento não é produzida de forma correta, ela pode ser o estopim para que a empresa se depare com situações sérias, como processos trabalhistas, apontamentos em auditorias e, até mesmo, problemas de fluxo de caixa.

Conhecer a legislação e o que compõe a folha de pagamento é muito importante, afinal qualquer deslize pode resultar em custos extras para a empresa. Também é preciso considerar as anotações que devem constar no documento: caso alguma esteja incorreta ou faltando, isso pode criar uma situação-problema.

Há ainda que se considerar o segmento da empresa: o enquadramento também pode exigir determinadas informações na folha de pagamento. Assim, fica claro que a pessoa responsável por calcular a folha de pagamento precisa ter uma visão estratégica, relacionando os conhecimentos técnicos e as particularidades da empresa. 

Como sempre manter registros precisos na folha de pagamento?

Após entender a importância da atenção e do cuidado com a folha de pagamento, é o momento de esclarecer o que deve ser feito para manter registros corretos e precisos. Nessa hora, é importantes prestar atenção aos seguintes cuidados: 

Separe as contas

Desde o início de um novo negócio, uma das principais medidas que devem ser tomadas é a separação das contas pessoais e da empresa. Essa organização reflete diretamente no fluxo de caixa. Dessa forma, como os funcionários da empresa, o empreendedor também deve ter sua remuneração. Ter esse controle faz com que a projeção de despesas seja mais precisa.

Faça pagamentos de forma inteligente

Em tempos de sistemas e tecnologias, é ideal fazer os pagamentos dos funcionários utilizando esses recursos. Assim, você não precisa trabalhar com "dinheiro vivo", agendando as transferências e tendo tudo documentado. 

Acompanhe as admissões e demissões

A rotatividade nas empresas é um problema que tem reflexos diretos na cultura e também no fluxo de caixa. Acompanhar esses indicadores para evitar que eles cheguem em um nível crítico, que comprometa a sustentabilidade do negócio, é uma medida de extrema importância. É normal lidar com sazonalidades de entradas e saídas de funcionários, mas, é essencial ter em mente que cada movimento desse gera uma despesa para a empresa.   

Tenha organização com o registro de ponto

A rotina do registro de ponto é a validação da relação de trabalho do funcionário com a empresa, por isso, precisa ser cumprida com seriedade e organização. Os ajustes devem ser feitos pontualmente, em caso de real necessidade. Caso contrário, na hora de fechar a folha de pagamento, a empresa irá se deparar com muitas lacunas, o que dificulta o cálculo. 

Se informe sobre os valores dos impostos

Com as evoluções das relações trabalhistas e do contexto econômico em geral, o cálculo da folha de pagamento tem mudado gradualmente. Mas, os impostos - INSS e FGTS - que incidem sobre ela são uma constante. Assim, estar informado sobre quais são esses impostos e como fazer o cálculo precisa ser uma premissa.

Tenha sempre uma cópia

Para segurança da empresa e também do funcionário, cópias impressas e digitais da folha de pagamento devem ser feitas, além de estar sempre com fácil acesso. Esse cuidado diminui problemas em caso de auditorias, tanto internas quanto externas. 

Copie versões por segurança

Além de manter a cópia da versão final da folha de pagamento, por precaução, a empresa também deve manter o arquivamento de versões anteriores. O objetivo é diminuir a ocorrência de erros, mas, eles eventualmente podem acontecer. Ao ter cópias de outras versões, pode se tornar mais fácil identificar esses erros e corrigi-los quando necessário. 

Folha de pagamento: organização e controle

O crescimento de uma empresa está diretamente ligado ao seu time e as questões burocráticas dessa relação precisam ser prioridade na gestão. A folha de pagamento é, portanto, um processo que demanda atenção em todas as etapas.

Assim, executá-lo da maneira correta, evitando erros e utilizando boas práticas permite que o empreendedor diminua consideravelmente as chances de lidar com problemas de ordem trabalhista, previdenciária e, por consequência, financeiros.

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