Outsourcing é a nossa realidade

Outsourcing (Serviço Terceirizado) tem contribuído para a obtenção de serviço especializado com custos reduzidos em nosso Estado, isto quando o SLA ou ANS (Acordo de Nível de Serviço) são bem elaborados. A adoção das melhores praticas em serviço, como a ITIL, contribui para estes acordos.

Em Rondônia o Outsourcing, muita das vezes não é só a mais viável como também é a única saída para as pequenas empresas que não possuem condições financeiras suficientes, para manter um profissional especializado em seu quadro de funcionários. Então opta por terceirizar. E esta pratica não é exclusividade da área de TI, pode também ser terceirizada a contabilidade, o serviço de folha de pagamento, os serviços gerais, entre outros. Todos quantos forem possíveis desde que não afete o negócio principal (core-business) da organização, já que uma das finalidades de se terceirizar é poder dedicar maior tempo e esforço a atividade fim.

Desde meados de 2010 uma onda de Insourcing, que seria o processo inverso do outsourcing, tem pairado pelo ar do sudeste do Brasil, e aproveitando esta onda o Governo Federal passou a exigir dos órgãos governamentais que comecem o processo de Insourcing na área de TI, empresas que forneciam serviços de aluguel de software passaram a remodelar suas atividades para treinamentos e desenvolvimento de softwares de acordo com a necessidade de cada instituição, com transferência de tecnologia.

Mas esta transferência de tecnologia pode se tornar uma armadilha tornando o órgão refém da empresa desenvolvedora da mesma maneira de quando os sistemas eram alugados “Software de caixinha”, caso quem for criar o projeto não se atente em exigir a transferência integral dos códigos fontes juntamente com toda a infraestrutura utilizada para o desenvolvimento, além de treinamento para a equipe que continuará a desenvolver. Um exemplo grosseiro desta armadilha seria desenvolver em Delphi passando os fontes sem informar quais os componentes que foram utilizados. Desta forma a empresa continuaria com um contrato de manutenção e não mais de locação.

Mas antes de se pensar em Insourcing para o setor privado ou até mesmo para o público deve-se atentar para alguns pontos apontados por Bob Mathers, diretor da consultoria especializada em outsourcing Compass Management Consulting publicado no site computerworld.

1. Objetivos

Um bom ponto de partida é definir o que se quer atingir com o insourcing, ou seja, espera-se economia, melhores serviços, ou aumentar a dinâmica dos processos? Definidas as respostas para esses questionamentos é chegada a hora de avaliar a atual estrutura da organização e de descobrir se ela possui os requerimentos necessários.
Comparar o custo total implicado na transição com o investimento necessário para manter a terceirização é outra tarefa que deve ser atendida. Uma boa análise da questão leva em torno de três meses e requer dezenas de revisões.

2. Avaliação de custos

No levantamento de custos envolvidos ao reincorporar as funções outrora terceirizadas, a honestidade e as margens de cálculo são absolutamente críticos. Existe uma série enorme de itens na composição do cálculo, entre eles, o quanto isso pode impactar em aumento da conta de energia elétrica, qual o custo para compra de hardware e de software e o investimento para capacitação de pessoal.

Questões legais devem ser igualmente apreciadas. Nesse caso entram na conta os custos para encerrar o contrato, a renovação das licenças e os acordos de manutenção. “Também faz sentido pensar no investimento mensal requerido para a manutenção dos serviços. É comum as empresas subestimarem esse valor”, ressalta Mathers.

Pode ser especialmente complicado avaliar a capacidade dos funcionários na empresa e quantificar os novos recursos necessários para realocar ou contratar novos empregados.

3. Questões contratuais

Se haverá despesas com taxas de quebra de contrato, é melhor pensar nisso. Muitos instrumentos abrigam cláusulas para a proteção das partes em caso de quebra ou encerramento antes do previsto. A empresa contratada pode realizar investimentos enormes para assumir algumas tarefas e livrar-se dessas despesas contraídas é complicado.

4. Conhecimentos

Ao decidir pela terceirização, a empresa contratada e a contratante devem reunir as equipes técnicas para definir prioridades e requerimentos. A decisão de realizar os serviços na empresa devolve às costas da organização o peso de definir essas questões. Provavelmente muitos dos técnicos que estavam na empresa quando essa decidiu terceirizar os serviços, agora estão trabalhando para essas companhias e não é de responsabilidade da empresa contratada desenvolver uma solução sob medida.

Procurar alguém com profundo conhecimento da estrutura da organização é a saída para estabelecer um bom quadro do que precisa ser feito.

5. Suporte

“Independentemente da estratégia adotada, é importante considerar demandas futuras”, diz Mathers. Desenvolver uma perspectiva futura acerca das condições financeiras e de negócios e estudar de que maneira os serviços reintegrados vão atender à empresa nesse momento faz todo o sentido.

6. Fonte dos problemas

Se o fator motivador para o insourcing for uma decepção com o prestador de serviços, há a necessidade de uma profunda reflexão. “Jamais esqueça que o cliente faz as coisas serem o que são. A não ser que você passe um bom tempo identificando onde foi que participou na construção dessa insatisfação, corre o risco de enfrentar o mesmo problema em pouco tempo”, sinaliza Mathers.

7. Apoio interno

Nada é mais fatal para reintegrar processos do que a falta de compreensão por parte de executivos em cargos de chefia na organização. O ideal é envolver o board nas discussões sobre a manobra o quanto antes. É fundamental garantir que os projetos em andamento não sejam afetados pela decisão.

8. ROI (Return On Investment)

Cada serviço terceirizado envolve entre 20 e 30 variáveis. Em um nível macro, à complexidade de realizar o insourcing devem ser integrada a questão de quanto da estrutura da empresa foi efetivamente transferida para o prestador de serviços. Saber, por exemplo, se a base de dados está abrigada na empresa contratada ou nos servidores internos é fundamental. No que se refere ao ROI, para cada processo de insourcing, devem ser calculados até 6 meses, no caso de processos complexos, esse prazo vai de 9 a 14 meses. “É imprescindível entender a lacuna existente entre o que você está habilitado para fazer e assimilar se a empresa tem condições de preencher o que falta”, diz Mathers. 

Acredito que esta onda vai demorar a chegar ao nosso Estado no setor privado, uma vez que ainda não temos mão de obra qualificada em abundancia que possa suprir todos os segmentos. Então o outsourcing ainda será uma realidade e uma boa pratica por um bom tempo em Rondônia.

O autor é bacharel em Sistema de Informação
Especializando em Tecnologia da Informação
henderson.braganca@gmail.com